Hoe belangrijk is je debiteurenadministratie?
Als bedrijf is de kans ontzettend groot dat je op z’n minst al eens hebt gehoord over debiteurenadministratie. Zoals de naam je al aangeeft zal je tot de vaststelling komen dat het hierbij gaat om een vorm van administratie welke zich richt op de debiteuren of klanten van je onderneming. Het voeren van deze administratie is één van de belangrijkste taken waar je als ondernemer over beschikt. Het is dan ook zeer belangrijk om er grondig over na te denken op welke manier je deze taak het beste kan gaan uitvoeren. Ben jij benieuwd om hier meer over te weten te komen? Dan is het doornemen van de onderstaande informatie zeker een aanrader.
Wat is debiteurenadministratie?
Om te beginnen gaan we eerst even kijken naar wat debiteurenadministratie nu precies is. Het gaat hierbij zoals de naam je uiteraard al aangeeft om het voeren van de administratie welke rechtstreeks betrekking heeft tot de klanten waar je bedrijf over beschikt. Meer concreet is het zo dat deze administratie een goed beeld moet geven van verschillende zaken zoals:
- De facturen die zijn uitgeschreven aan de klanten van het bedrijf;
- Hoeveel van deze facturen tot dusver onbetaald zijn gebleven;
Van zodra een factuur die je hebt uitgeschreven aan één van je klanten vervallen is zal je daar graag actie tegen willen ondernemen. Dit doe je bij voorkeur door ervoor te kiezen om een eerste herinnering te versturen. In totaal kan je drie herinneringen versturen waarbij het wordt aangeraden om de laatste herinnering aangetekend te versturen. Het goed opvolgen van je debiteurenadministratie kan in de praktijk heel wat cashflow gerelateerde problemen voorkomen.
Hoe kan je deze administratie voeren?
Het voeren van je debiteurenadministratie kan op twee verschillende manieren gebeuren. Wat dit betreft maken we meer concreet in de praktijk een onderscheid tussen de volgende mogelijkheden:
- Je kan ervoor kiezen om ze zelf te doen;
- Je kan je debiteurenadministratie uitbesteden aan een gespecialiseerde partij;
Ben je van plan om jouw debiteuren administratie zelf te gaan voeren? In dat geval zal je er daarbij rekening mee willen houden dat je gebruik dient te maken van bepaalde software. In het verleden werd er soms nog voor gekozen om daarvoor te kijken in de richting van het Microsoft-programma Excel. Tegenwoordig is dat uiteraard heel wat minder vaak het geval.
Van cruciaal belang voor elke onderneming
Het voeren van een grondige debiteurenadministratie is werkelijk van cruciaal belang voor elke onderneming. Voor ontzettend veel bedrijven geldt dat ze in de praktijk vaak met het schaamrood op de wangen te kennen moeten geven dat ze niet over een volledig actueel beeld beschikken van de stand van zaken binnen hun bedrijf. Eigenlijk kan dat uiteraard helemaal niet, integendeel. Door ervoor te kiezen om een grondige debiteuren administratie te volgen kan je dat in principe niet tegenkomen. In ieder geval, wil je er zeker van kunnen zijn dat je niet tegen cashflow gerelateerde problemen aan zal lopen met jouw onderneming? Dan zal je in de praktijk alleen maar tot de vaststelling komen dat de keuze maken voor het voeren van een optimale administratie voor je debiteurenbeheer een absolute aanrader is.